Comment organiser un marathon

Un marathon planifié et exécuté avec succès peut sensibiliser le public et collecter des fonds pour une bonne cause. La logistique spécifique de la planification d'un marathon varie en fonction du type d'événement. Toutefois, de nombreux détails liés à la planification et à l'organisation de marathons moins populaires sont similaires à ceux liés à la planification d'une course ou d'une marche. Cet article explique comment organiser un marathon.

Étapes

Avant le marathon

1. 

   Décidez du but et de l'objectif principal du marathon.

   • Une fois que vous avez identifié une organisation caritative, une entité ou une cause à soutenir, choisissez un nom pour l'événement qui soit descriptif et facile à retenir. Veillez à contacter l'organisation pour laquelle vous organiserez l'événement afin de savoir si elle a des directives spécifiques à respecter.
2. 

   Choisissez une date et un lieu pour votre manifestation. S'il s'agit d'un lieu très fréquenté, vous devrez peut-être prévoir quelques dates ou lieux de remplacement.

   • Pour une course ou une marche, choisissez un parcours et mesurez soigneusement les distances. Prévoyez une version courte et une version longue pour répondre aux besoins des participants, quel que soit leur niveau de forme physique. Soyez attentif aux obstacles, aux défis ou aux risques pour la sécurité qui peuvent exister le long du parcours et planifiez en conséquence.
3. 

   Établissez un budget pour votre événement. Faites des recherches sur des événements similaires pour déterminer les coûts estimés des diverses activités qui pourraient être incluses dans votre événement.

   • Déterminez le mode de financement de votre événement et son coût. Veillez à inclure les coûts administratifs tels que la publicité, les banderoles pour les lignes de départ et d'arrivée, les dossards pour les participants, les rafraîchissements, les poubelles, les toilettes portables et les récompenses.
   • Calculez la somme d'argent que vous devrez réunir et identifiez les options de collecte de fonds potentielles, y compris les estimations de la somme que vous espérez obtenir de chaque source de financement. Si vous envisagez de solliciter des contributions importantes sous la forme de parrainages d'entreprises, entamez dès que possible des discussions avec les représentants des entreprises concernées, car ces négociations prennent souvent du temps.
     
4. 

   Déterminez les licences ou autres autorisations dont vous aurez besoin. Déterminez le type d'assurance médicale et/ou de responsabilité civile dont vous aurez besoin et assurez-vous que vous disposez d'une couverture d'assurance suffisante avant l'événement.

   • Vous devrez peut-être contacter les services de police et d'incendie locaux, le service des travaux publics, le service des parcs et loisirs et les propriétaires privés.
     
5. 

   Faites la promotion et la commercialisation de votre événement.

   • Utilisez des dépliants, des affiches, des panneaux, des brochures, le bouche-à-oreille et des communiqués de presse pour faire passer le message. Tirez parti des réseaux sociaux en créant un buzz sur les sites de réseautage de votre marathon. Vous pouvez même créer un blog ou un site web pour faire connaître votre événement et partager des informations actualisées avec les supporters.
6. 

   Achetez les articles dont vous aurez besoin pour votre événement.

   • Il s'agit notamment de rafraîchissements (en particulier de l'eau en bouteille pour une course ou une marche), de gobelets, de dossards pour les participants, de poubelles/sacs et de t-shirts. N'oubliez pas les récompenses pour les gagnants et vous pouvez également offrir un petit cadeau pour remercier vos bénévoles.

Le jour du marathon

1. 

   Prévoyez d'arriver le plus tôt possible et de faire un parcours à blanc. Assurez-vous qu'il n'y a pas de changements inattendus, de dangers pour la sécurité, d'obstacles ou d'autres éléments susceptibles d'avoir un impact négatif sur la course.
2. 

   Préparez une liste de contrôle de tous les éléments à prendre en charge le jour de l'événement. Affectez des volontaires à chaque tâche et assurez-vous que chacun d'entre eux sait ce dont il sera responsable pendant l'événement.
3. 

   Discutez de tous les détails de dernière minute avec la police ou les autres responsables qui prévoient d'être sur place.
4. 

   Organisez tout le matériel à distribuer et préparez-le pour le remettre aux participants avant le début de l'événement.

Après le marathon

1. 

   Nettoyez le site. Veillez à le laisser dans un état aussi proche que possible de celui dans lequel vous l'avez trouvé.
2. 

   Envoyez des notes de remerciement aux sponsors et aux bénévoles. Utilisez les mêmes réseaux sociaux et un communiqué de presse local ou un article de presse pour remercier publiquement les participants, les sponsors et les bénévoles.
3. 

   Calculez le montant total des fonds collectés auprès de toutes les sources (moins les dépenses) et remettez les fonds à l'organisation.

Questions et réponses de la communauté

• Question

  Comment préparer les détails de l'inscription ?

  Faites une liste des personnes qui se sont inscrites et indiquez leurs coordonnées par leur nom tel qu'il a été fourni, puis donnez ces informations aux juges. S'ils s'inscrivent en retard, donnez-leur un formulaire d'inscription.
• Question

  Y a-t-il un moyen plus facile de faire cela si je suis un enfant ?

  Essayez d'obtenir l'aide d'un adulte pour l'organisation. L'organisation d'un marathon est une tâche complexe que vous ne pouvez probablement pas accomplir seul.
• Question

  Comment puis-je motiver les spectateurs à assister au marathon ?

  Essayez de rendre l'activité amusante. Une course de nuit, une course de couleurs ou une course de bulles où tout le monde s'amuse incitera les gens à inviter leurs amis et leur famille.

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