Comment organiser un tournoi de football

L'organisation d'un tournoi de football peut être un excellent moyen de collecte de fonds ou un événement promotionnel pour votre organisation, ainsi qu'une occasion de s'amuser pour les équipes de football locales. Pour que votre tournoi soit une réussite, il doit être bien planifié et professionnel. Bien que l'organisation de votre propre tournoi représente une tonne de travail, elle est également gratifiante. Pour organiser votre tournoi de soccer, vous devrez prévoir un budget pour votre événement, trouver un bon emplacement, établir votre tournoi, attirer des équipes et accueillir votre tournoi.

Étapes

Établir un budget pour votre événement

1. 

   Préparez un plan de dépenses. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul ou simplement dresser une liste qui vous aidera à suivre les dépenses de votre tournoi. Vous devez disposer d'une documentation écrite sur les coûts de votre tournoi afin d'organiser vos finances et d'expliquer facilement les coûts à vos sources de financement. Insérez tous vos chiffres dans une feuille de calcul, y compris un fonds de prévoyance. Calculez le coût total du tournoi afin de pouvoir planifier son financement.

   • Utilisez une feuille de calcul Excel pour faciliter les calculs.
   • Essayez les feuilles Google auxquelles vous pouvez accéder à partir de n'importe quel appareil, ce qui facilite la saisie des dépenses à partir de votre téléphone.
2. 

   Renseignez-vous sur les tarifs pratiqués sur le marché pour la location des installations. Vous devez avoir une idée générale du coût de la location des terrains pour votre tournoi. Contactez les autorités locales, les écoles et les clubs d'athlétisme pour vous renseigner sur les terrains disponibles et les coûts de location. Insérez la fourchette de chiffres dans votre feuille de calcul.

   • Pendant que vous vous renseignez sur les coûts, pensez à obtenir des informations sur les règles et les politiques.
3. 

   Obtenez une estimation du coût des trophées. Votre tournoi aura besoin de trophées, alors contactez les magasins locaux qui les vendent ou allez en ligne. Vous devrez décider si vous souhaitez remettre des trophées de participation ou seulement des trophées de classement. Estimez le nombre de trophées en multipliant le nombre d'équipes prévu par le nombre moyen de membres de l'équipe.

   • Le nombre d'équipes prévu pour le budget doit correspondre au maximum que vous pouvez accueillir ou au nombre d'équipes de votre région si vous optez pour une organisation locale.
4. 

   Calculez le coût de l'embauche du personnel. Vous aurez besoin d'arbitres, d'exploitants de kiosques, de personnel de sécurité, d'une équipe de nettoyage et de personnes pour vous aider pendant les transitions des matchs. Demandez à d'autres organisateurs locaux les tarifs qu'ils pratiquent ou consultez Internet pour connaître l'échelle des salaires.

   • Pensez à demander des volontaires pour arbitrer, nettoyer ou tenir le stand. Vous pourrez peut-être poser comme condition à l'inscription au festival que l'équipe fournisse un certain nombre de parents bénévoles pendant les périodes où l'équipe ne joue pas.
5. 

   Déterminez les coûts des concessions. Un stand de concession peut rapporter beaucoup d'argent à votre organisation, mais vous devez l'approvisionner en snacks et en boissons. Calculez ces coûts et tous les frais connexes, tels que la location d'un stand ou d'une table.

   • N'oubliez pas de vous renseigner sur les permis et les codes si vous prévoyez de faire cuire des aliments dans le kiosque.
   • Envisagez de commander des plats préparés, comme des pizzas, et incluez cette dépense dans votre budget.
6. 

   Recherchez des sponsors. Les sponsors peuvent compenser une grande partie de vos coûts si vous êtes prêt à promouvoir d'autres organisations ou événements. Vous pouvez même vous associer à une autre organisation pour partager les coûts et les recettes. Veillez à ce que tout accord de parrainage soit conclu par écrit et à ce que vous respectiez votre part du marché.

   • Vous pourrez peut-être vendre des publicités comme forme de partenariat. Ces annonces peuvent être placées sur des t-shirts, des panneaux ou du matériel promotionnel que vous utilisez pour annoncer le tournoi. Pensez à placer des panneaux sur les bords du terrain.

Trouver un bon emplacement

1. 

   Choisissez une date. Avant de réserver votre site, vous devez choisir une date afin de vous assurer que l'endroit que vous souhaitez est disponible le jour ou le week-end où vous prévoyez d'organiser le tournoi. Votre tournoi ne doit pas entrer en conflit avec d'autres tournois, et il attirera probablement plus d'équipes établies si vous choisissez une date pendant la saison normale de football dans votre région.

   • Il se peut que vous deviez organiser votre tournoi pendant un week-end, en fonction du nombre de terrains dont vous disposez et du nombre d'équipes que vous prévoyez d'accueillir. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour les matchs.
2. 

   Trouvez un terrain disponible. Votre tournoi devra prévoir au moins un terrain de jeu, mais un plus grand nombre de terrains permettra à plus d'équipes de s'inscrire. Reportez-vous à la liste des terrains que vous avez appelée lors de l'établissement du budget pour choisir le meilleur.

   • Appelez les installations locales, en particulier celles qui accueillent déjà des matchs de football.
   • Tenez compte du nombre d'équipes qui participeront à votre tournoi pour déterminer vos besoins en matière de terrains.
   • Il est possible que vous puissiez obtenir le terrain gratuitement en tant qu'opportunité de parrainage. Par exemple, une école locale peut vous permettre d'utiliser son terrain si vous en faites la promotion en tant que sponsor.
3. 

   Assurez-vous que votre terrain dispose de places assises. Votre tournoi attirera des spectateurs qui voudront un moyen confortable de regarder les équipes jouer. Ne comptez pas sur les spectateurs pour apporter leurs propres sièges. Vous devez choisir un terrain qui dispose de places assises, telles que des tribunes.
4. 

   Vérifiez qu'il y a suffisamment de toilettes. Le terrain que vous choisissez doit disposer de toilettes à proximité. Si vous pensez que vous n'aurez pas assez de toilettes pour votre événement, envisagez de louer des toilettes portables.

   • Vous pouvez également prévoir des vestiaires.
5. 

   Renseignez-vous sur les conditions d'utilisation du terrain. Vous devrez probablement souscrire une assurance pour l'utilisation du terrain lors de votre tournoi ; demandez donc au propriétaire du terrain quel est le montant de l'assurance que vous devrez souscrire. Vous devez également savoir ce que vous devez faire pour préparer le terrain et le nettoyer après le tournoi.

Mise en place du tournoi

1. 

   Donnez un nom à votre tournoi. Choisissez un nom qui attirera l'attention et indiquera aux gens de quel type de tournoi il s'agit. Selon la taille de votre région ou le type de votre organisation, vous pouvez inclure le nom de la région ou de l'organisation dans le tournoi. Les équipes sont plus enclines à vouloir participer à un tournoi qui a l'air d'être une élite ou d'être destiné à une bonne cause, alors gardez cela à l'esprit.

   • Par exemple, si vous collectez des fonds pour une œuvre de bienfaisance ou une cour de récréation, vous pouvez intituler votre tournoi 'Tournoi de football de bienfaisance pour la cour de récréation de Saint-Marc'.
   • Par ailleurs, un tournoi organisé dans une grande région pourrait s'intituler 'Tournoi de football pour l'unification de Houston'.
   • Si vous voulez essayer quelque chose d'amusant, vous pouvez l'appeler 'Just for Kicks Soccer Tournament'.
   • Un tournoi d'élite pourrait s'intituler 'Bay City Cup Soccer Tournament'.
2. 

   Recrutez des bénévoles. Le recours à des bénévoles vous permettra de collecter davantage de fonds, car vous n'aurez pas à embaucher autant de personnel. Contactez les universités et les organisations civiques locales pour trouver des bénévoles qui aideront à arbitrer les matchs, à servir les concessions, à ramasser les ordures, à donner des indications aux invités, à surveiller la zone, à rappeler les règles et à accomplir d'autres tâches de base.

   • Si vous prévoyez de demander aux équipes de fournir des bénévoles, tenez-en compte lors du recrutement.
   • Il vaut mieux avoir trop de bénévoles que pas assez.
   • Ne faites pas appel à des bénévoles pour assurer la sécurité, à moins qu'ils ne travaillent dans le domaine du maintien de l'ordre ou de la sécurité. Louez plutôt quelques agents de sécurité à l'heure.
3. 

   Fixez les règles du tournoi. En établissant des règles, vous pouvez vous assurer que vous remplissez les obligations que vous avez acceptées lors de la location du terrain, comme le fait de le garder propre et de ne pas détruire le gazon. Vous pouvez également fixer des normes de bon esprit sportif et vous protéger en cas d'incident. Par exemple, l'établissement de règles peut vous permettre de renvoyer quelqu'un qui se comporte de manière inappropriée.

   • Voici quelques exemples de règles : Ne pas jeter de détritus, ne pas frapper, ne pas proférer de blasphèmes, ne pas modifier les biens de l'installation et ne pas manger sur le terrain.
4. 

   Contactez la police et les pompiers locaux. Assurez-vous que les autorités sont au courant de votre tournoi en cas d'urgence. Vous pouvez également leur demander s'ils ont des recommandations à formuler pour assurer la sécurité de votre tournoi ou s'il existe des lois que vous ne connaissez peut-être pas concernant des tournois comme le vôtre.

   • Vous pouvez également engager des policiers qui ne sont pas en service pour assurer la sécurité de votre tournoi.

Obtenir la participation d'équipes à votre tournoi

1. 

   Faites la publicité de votre tournoi. Informez le public de votre tournoi en affichant des panneaux ou des annonces à ce sujet. Demandez aux clubs locaux et aux écoles si vous pouvez inclure votre tournoi dans leur bulletin d'information ou si vous pouvez afficher l'information à un endroit où les joueurs de football ou les entraîneurs la verront. Veillez à fournir des détails sur la manière d'inscrire les équipes, tels que votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

   • Accrochez des prospectus dans les magasins de sport locaux ou près des clubs d'athlétisme.
   • Publiez des annonces dans les journaux et sur les sites Internet locaux.
2. 

   Appelez les organisations locales de football. Rendez-vous là où se trouvent les équipes pour leur parler de votre tournoi. S'il n'y a pas d'organisation locale de football dans votre région, appelez les clubs d'athlétisme locaux ou les organisations de petites ligues, en fonction de la tranche d'âge que vous visez.
3. 

   Organisez vos propres équipes. Si votre région n'a pas d'équipes établies, vous pouvez quand même organiser un tournoi si vous encouragez la communauté à créer ses propres équipes juste pour votre tournoi. Cela peut être particulièrement efficace pour les adultes, car beaucoup d'entre eux aimaient faire du sport lorsqu'ils étaient jeunes, mais n'ont plus l'occasion de jouer dans des équipes organisées à l'âge adulte. Les équipes peuvent être constituées autour des lieux de travail, des églises et des groupes sociaux.
4. 

   Inscrivez les équipes. Demandez à chaque équipe de fournir les détails de l'inscription, notamment le nom de l'équipe, un contact pour l'équipe et une liste de joueurs. Si votre tournoi commande des t-shirts, il est conseillé de demander aux joueurs d'indiquer leur taille lors de l'inscription afin de faciliter la distribution des t-shirts pendant le tournoi. Vous pouvez inscrire les équipes par courrier électronique ou par l'intermédiaire d'un site web spécialisé dans les inscriptions.

   • Demandez aux équipes de payer tout ou partie des frais d'inscription au moment de l'inscription afin qu'elles ne se désistent pas.
   • Obtenez une liste d'équipes afin de savoir combien de trophées commander.
   • Obtenez les tailles des t-shirts afin de pouvoir créer un lot pour chaque équipe, ce qui facilitera la distribution des t-shirts lors de l'enregistrement.

Organiser un tournoi de football

1. 

   Créez un programme. Une fois les inscriptions enregistrées, élaborez un programme et une grille de tournoi qui permettent à chaque équipe de jouer correctement. Assurez-vous que vous disposez de suffisamment de temps pour chaque match, ainsi que pour nettoyer entre les matchs. Lorsque vous aurez finalisé le calendrier, faites-en des copies pour que chaque équipe puisse y avoir accès le jour ou le week-end du tournoi.
2. 

   Acheter des fournitures. Attendez d'avoir une idée du nombre d'équipes qui participeront pour acheter les fournitures. Les fournitures comprennent les trophées, la nourriture des concessions, les panneaux, le matériel d'enregistrement et les t-shirts si vous en avez. Il se peut que vous deviez commander de la nourriture à l'avance, alors contactez votre fournisseur pour savoir ce que vous devez faire pour être prêt le jour du tournoi.
3. 

   Préparez le terrain à l'avance. Pour être professionnel, votre tournoi doit être prêt à démarrer avant l'arrivée des participants. Allez sur le terrain la veille pour vous assurer que l'installation est en bon état, puis rendez-vous sur le terrain tôt le matin pour installer la table d'enregistrement et les stands de restauration.

   • Indiquez à vos bénévoles l'heure exacte à laquelle ils doivent arriver afin qu'ils ne pensent pas que c'est au début du tournoi. Dans le cas contraire, vous risquez d'être seul à installer la table.
4. 

   Attribuez à tous les bénévoles une tâche précise. Vos bénévoles doivent savoir en quoi consiste leur travail et comment l'accomplir correctement. Si certains peuvent faire deux tâches à la fois, n'attendez pas d'eux qu'ils fassent toutes les tâches. Fixez-leur des horaires de travail et des lieux de travail.

   • Par exemple, un bénévole peut être affecté de 13 h à 15 h au stand de concession ou de 8 h à 10 h au service d'orientation près de l'entrée.
5. 

   Enregistrez les équipes à un endroit désigné. Un représentant de l'équipe doit venir s'enregistrer auprès de vous ou de l'équipe du tournoi. Placez le point d'enregistrement dans un endroit central, par exemple près des portes du terrain ou à l'endroit où la plupart des gens entrent sur le terrain depuis le parking. Remettez à chaque représentant d'équipe un exemplaire du règlement du tournoi, du programme de jeu et une carte.

   • Essayez d'utiliser une table ou un stand pour rendre la zone d'enregistrement plus visible.
   • Si votre tournoi propose des t-shirts, vous pouvez les distribuer lors de l'enregistrement. Regroupez les t-shirts par nom d'équipe, puis remettez chaque paquet au représentant de l'équipe.

Questions et réponses de la communauté

• Question

  Comment puis-je demander un parrainage ?

  Adressez-vous aux entreprises de votre région susceptibles d'être intéressées et expliquez-leur pourquoi il est important d'obtenir leur soutien et quels avantages elles en tireront.
• Question

  Comment constituer des équipes équitables pour le tournoi ?

  Identifiez les joueurs les plus importants et répartissez-les dans les différentes équipes, puis poursuivez le processus d'appel d'offres en attribuant un montant fixe à chaque équipe.
• Question

  Quelles sont les responsabilités de l'organisateur d'un tournoi international de football ?

  L'organisateur coordonne l'ensemble du tournoi.

Conseils