Comment organiser un tournoi de golf

Autor do artigo:Antoine Dubois

Un tournoi de golf est un excellent moyen d'accueillir des entreprises clientes ou de collecter des fonds. Travaillez en étroite collaboration avec le terrain de golf pour planifier votre tournoi, surtout si vous n'avez jamais été responsable d'un tournoi de golf. Les étapes suivantes vous aideront à organiser un tournoi de golf avec succès.

Les étapes

  1. étape 1 fixez une date provisoire pour votre événement.
    Fixez une date provisoire pour la tenue de votre événement. Prévoyez une date secondaire au cas où il pleuvrait le jour de l'événement et que vous ne pourriez pas jouer. Fixez également la date finale d'inscription afin de disposer de suffisamment de temps pour vous engager auprès des fournisseurs de nourriture, de prix, etc.
  2. étape 2 contacter un terrain de golf.
    Contactez un terrain de golf. Assurez-vous de signer un contrat avec le terrain de golf afin de savoir à quoi vous attendre en ce qui concerne les frais et ce que le terrain de golf fournira (publicité, boissons et nourriture).
    • Le directeur du parcours peut vous aider à planifier votre tournoi et vous indiquer les trous qui se prêtent le mieux à des défis particuliers. Les trous spéciaux peuvent être le plus proche du trou, le plus long drive ou le trou en un. Choisissez une gagnante et un gagnant pour chaque épreuve et remettez les prix lors de la cérémonie.
  3. étape 3 créer un dossier de planification du tournoi de golf.
    Créez un dossier de planification du tournoi de golf. Dans ce dossier, vous devez prévoir des sections pour les participants, les sponsors, les distributeurs de nourriture, les prix et la comptabilité. Pensez à l'avance au format du tournoi, aux systèmes de handicap (pour égaliser les capacités des joueurs), au processus d'inscription, à la façon dont la table d'inscription et les invitations se présenteront et, bien sûr, au budget. Recherchez en ligne des planificateurs d'événements gratuits et détaillés qui vous aideront à rester organisé.
  4. étape 4 achetez les trophées et les souvenirs du tournoi et discutez-en avec un vendeur réputé le plus longtemps possible à l'avance.
    Achetez des trophées et des souvenirs de tournoi et discutez-en avec un vendeur réputé le plus longtemps possible à l'avance. Les trophées, les t-shirts et le matériel promotionnel personnalisés doivent souvent être planifiés et commandés.
  5. étape 5 décidez des frais que vous ferez payer aux participants et aux sponsors.
    Déterminez le montant des frais que vous ferez payer aux participants et aux sponsors. Fixez un montant qui couvrira l'argent nécessaire à l'organisation de l'événement et les frais d'utilisation du parcours et de la nourriture.
  6. étape 6 rassemblez les dossiers des sponsors et envoyez-les aux entreprises de la région.
    Rassemblez les dossiers des sponsors et envoyez-les aux entreprises de la région. Les sponsors peuvent être des entreprises ou des particuliers qui donnent de l'argent ou des articles pour votre événement de collecte de fonds. En retour, le nom du sponsor est affiché sur une bannière ou un marqueur à l'un des trous de golf.
  7. étape 7 concevoir un kit média et l'envoyer à divers organismes de radio, de télévision et de presse pour promouvoir votre tournoi de golf.
    Concevez un kit média et envoyez-le à divers organismes de radio, de télévision et de presse pour promouvoir votre tournoi de golf. Incluez des prospectus généraux et des formulaires d'inscription. Si vous avez une présence établie sur les médias sociaux, c'est une bonne idée d'utiliser des plateformes telles que Facebook, Twitter ou d'autres réseaux sociaux de niche pour promouvoir votre tournoi de golf. Si un organisme de bienfaisance organise le tournoi de golf, il est nécessaire d'utiliser Kickstarter.
  8. étape 8 faites des copies du dépliant et du formulaire pour les distribuer au terrain de golf ainsi qu'aux amis et à la famille qui peuvent passer le mot.
    Faites des copies du dépliant et du formulaire pour les distribuer au terrain de golf ainsi qu'aux amis et à la famille qui peuvent faire passer le message. Les informations peuvent également être envoyées par courrier électronique s'il s'agit d'un événement d'entreprise.
  9. étape 9 gardez une trace des groupes et des paiements au fur et à mesure qu'ils s'inscrivent.
    Suivez les groupes et les paiements au fur et à mesure qu'ils s'inscrivent. Les groupes sont généralement composés de quatre joueurs. Vous pouvez jumeler des participants individuels avec d'autres joueurs individuels ou avec des groupes qui n'ont pas assez de joueurs. Finalisez votre commande de trophées, de prix et de souvenirs en vous basant sur le nombre final d'inscriptions.
  10. étape 10 contacter les vendeurs de nourriture.
    Contactez les vendeurs de nourriture. La plupart des tournois de golf se terminent par un repas et une cérémonie. La nourriture fournie entre le 9e et le 10e trou provient généralement du terrain de golf.
  11. étape 11 créer des bannières ou des panneaux pour les trous des sponsors.
    Créez des bannières ou des panneaux pour les trous des sponsors. Assurez-vous qu'ils savent que vous utiliserez leur logo afin d'éviter tout conflit de droits d'auteur.
  12. étape 12 attribuer les positions de départ pour les équipes.
    Attribuez les positions de départ aux équipes. La plupart des tournois ont un départ simultané (Shotgun Start) ; dans ce cas, une équipe est présente sur chacun des 18 trous et tout le monde commence en même temps.
  13. étape 13 rassembler les articles pour les ventes aux enchères.
    Rassemblez les articles pour les ventes aux enchères. Les ventes aux enchères sont idéales pour les événements de collecte de fonds, car elles permettent d'augmenter le montant total de l'argent collecté. Achetez un grand rouleau de billets de tombola que les participants peuvent acheter individuellement pour les ventes aux enchères ou la tombola. La tombola divise l'argent de la vente des billets, 50 % allant au gagnant de la tombola et le reste étant consacré à l'événement.
  14. étape 14 finaliser les arrangements avec le terrain de golf et le vendeur de nourriture.
    Finaliser les arrangements avec le terrain de golf et le vendeur de nourriture.
  15. étape 15 organiser l'événement.
    Organisez votre événement. Préparez une table d'inscription pour que les participants puissent s'inscrire et acheter des billets. Préparez également une table pour les articles à vendre aux enchères. Placez un récipient à côté des articles de la vente aux enchères silencieuse dans lequel les participants peuvent mettre leurs billets. Tirez au sort les billets pour déterminer les gagnants lors de la cérémonie.

Questions et réponses de la communauté

  • Question
    Le format 9 trous ou 18 trous est-il préférable pour un tournoi de golf de bienfaisance ?
    Le format 18 trous est préférable pour un tournoi de golf de bienfaisance afin que les participants aient l'impression d'en avoir pour leur argent, même si cet argent est destiné à une œuvre de bienfaisance. De plus, ce format permet d'ouvrir plus de trous pour le parrainage.

Conseils

  • Chargez quelqu'un de prendre des photos de l'événement. Incluez une copie des photos de l'équipe dans les cartes de remerciement.
  • Lorsque vous commandez des trophées, des prix et des souvenirs, pensez à offrir un article de remerciement aux principaux bénévoles et à leurs équipes. Des t-shirts personnalisés, des stylos, des tasses ou des porte-clés sont autant d'options possibles.
  • Demandez aux équipes de noter leurs résultats. Comptez les totaux et remettez les prix aux meilleures équipes après le repas.

Avertissement

  • N'attendez pas le jour de votre tournoi de golf pour collecter les frais d'inscription. Obtenez l'argent à l'avance pour réduire le risque de perdre de l'argent si les participants ne se présentent pas. Tous les frais d'inscription doivent être non remboursables.

Ce qu'il vous faut

  • Dossier de planification
  • Dossiers d'information
  • Dépliants promotionnels
  • Bannières/enseignes
  • Vendeurs de nourriture
  • Prix
  • Articles de vente aux enchères
  • Prix de présence
  • Billets de tombola
  • Tirage 50/50